Funktionale Dashboards in sieben einfachen Schritten erstellen

1. Zielgruppe ermitteln

Um die wirklich relevanten Daten anzuzeigen, müssen Sie die Zielgruppe zunächst genau definieren. Ein grafisch ansprechend gestaltetes Dashboard ist kein Selbstzweck. Wenn es zu viele Daten präsentiert, diese für die Zielgruppe nicht relevant sind oder sogar außerhalb der Kompetenzen liegen, ist das kontraproduktiv. Zu viele und nicht relevante Daten lenken von den eigentlich interessanten Informationen ab und erschweren so den Erkenntnisgewinn, anstatt ihn zu vereinfachen. Wenn Sie beispielsweise zeigen, wie lange die Besucher auf einzelnen Seiten Ihres Webauftritts bleiben, welches die letzte Seite des Besuches ist und welche Seiten schnell übersprungen werden, ist das relevant für die Marketingabteilung. Im Support geht es eher um Fragen wie „Wie hoch ist das heutige Support-Aufkommen?“, „Sind alle gemeldeten Anfragen bereits verteilt oder gibt es noch nicht zugeteilte Tickets?“. Die IT-Abteilung wiederum interessiert sich eher für die Auslastung der Server. 

Wenn dieser Schritt übergangen wird, entstehen Dashboards mit Daten unterschiedlicher Fachbereiche – getreu dem Motto: „weil ich es kann“. Ein effizientes Dashboard richtet sich dagegen immer an eine bestimmte Zielgruppe und zeigt auch nur die für diese relevanten Daten an.
 

2. Auswahl der Daten

Dashboards werden oft falsch eingesetzt und sind hoffnungslos überfrachtet mit zahlreichen unterschiedlichen Diagrammen und Messinstrumente, wie Ampeln, Tachos sowie kaum lesbaren Tabellen. Häufig werden Kennzahlen berechnet und angezeigt, aus denen keine Rückschlüsse gezogen werden können. Wie bei Präsentationen gilt auch hier der Grundsatz: Weniger ist mehr! Daneben gibt es noch einige weitere Grundregeln für die Gestaltung. Berücksichtigen Sie diese, entsteht ein Dashboard, das sowohl optisch ansprechend ist, als auch einen echten Mehrwert bietet. 
Hier sollte man sich die Frage stellen, welche Qualität der Daten benötigt wird, um die festgelegte Fragestellung zu beantworten, da die Daten die Grundlage für eine optimale Visualisierung darstellen. 

Verständlichkeit

Die gezeigten Kennzahlen müssen für die ausgewählte Zielgruppe einfach und verständlich aufbereitet sein. Ein Dashboard, das für Kernphysiker erstellt wurde, wird dem Vertriebsteam eines mittelständischen Unternehmens vermutlich nichts sagen.

Vergleichbarkeit

Idealerweise vergleicht man Daten über bestimmte Zeiträume miteinander oder sie werden in Relation zu einem Industriestandard oder Benchmark gebracht. Das Dashboard macht den Vergleich der Daten anschaulicher. Das erleichtert es, ein Fazit aus den Kennzahlen zu ziehen. Vergleichen Sie beispielsweise Supportfälle, die im aktuellen Jahr angefallen sind, mit dem Vorjahreszeitraum. Benötigen Sie mehr Personal im Support-Team? Hat die Qualität des zu unterstützenden Produktes nachgelassen?

Format

Für diejenigen, die tief mit der Materie beschäftigt sind, können absolute Zahlen, insbesondere, wenn sie sehr groß oder klein sind, hilfreich sein. Kennzahlen oder Verhältnisse ordnen die Zahlen in einen größeren Kontext ein. Einem Mitarbeiter aus der Marketingabteilung sagt die absolute Anzahl der Besucher auf der Firmenwebsite vielleicht schon etwas. Doch erst der prozentuale Vergleich mit dem Vormonat oder dem Vorjahreszeitraum ordnet die Zahl sinnvoll ein und lässt eine Bewertung zu. 

Aktualität

Wenn ein veralteter Datenstand angezeigt wird, ist das Dashboard nutzlos, da keine oder gar falsche Rückschlüsse gezogen und daher dann zu späte oder falsche Entscheidungen getroffen werden. Daher sollte der Stand der Daten auch immer angezeigt werden. Das Dashboard als Hilfsmittel zur Entscheidungsfindung benötigt in der Regel immer aktuelle Daten. Je nach Anwendungszweck genügen monatliche oder wöchentliche Aktualisierungen, oft werden aber tagesaktuelle Daten oder sogar Echtzeitdaten benötigt.
 

3. Allgemeine Gestaltung

Nutzen Sie Farben, Formen, Linien in verschiedenen Stärken, Schattierungen und andere bei der Gestaltung in Ihrem Dashboard nur sparsam. Vermeiden Sie übertrieben künstlerische Widgets, 3D-Grafiken sowie ungewöhnliche Diagrammformen. Balkendiagramme, Liniendiagramme, Heatmaps und Streudiagramme sind sehr beliebt, da sie Informationen klar und verständlich präsentieren. Gestalten Sie Ihr Dashboard möglichst schlicht, um den Sinn und Zweck des Dashboards zu untermalen: Schnelle und eingängige Informationsvermittlung.

Bilder und Logos

Ein Dashboard mit dem eigenen Firmenlogo sieht bestimmt sehr gut aus. Aber müssen die Mitarbeiter darauf hingewiesen werden, in welcher Firma sie arbeiten? (Hintergrund-)Bilder und Logos, die nichts mit den dargestellten Kennzahlen zu tun haben, tragen nicht zum Informationsgehalt bei. Unruhige Bilder können von den wesentlichen Kennzahlen ablenken und dadurch Fehlinterpretationen des Lesers begünstigen. Daher sollte man mit schmückenden Bildern und Logos sparsam umgehen.

Verwendung von Farben und Schrift

Setzen Sie Farben richtig ein! Nutzen Sie gleiche Farben für die gleiche Bedeutung. Ein Farbschema bringt die gleichen Farben in unterschiedliche Darstellungen. Der Anwender merkt sich Farben und deren Bedeutung. Wenn die Farben im nächsten Bild ganz anders verwendet werden, kann die Auswertung falsch verstanden werden. Die Mühe, ein Konzept für Farben und Schriften zu erstellen, verleiht Ihrem Dashboard ein aufgeräumtes und durchgehend ruhiges Erscheinungsbild und wird dadurch besser wahrgenommen.

Farben

Nutzen Sie beispielsweise für Balkendiagramme keine grellen oder knallbunten Farben. Diese Darstellung überreizt die visuelle Wahrnehmung auf engem Raum und verwirrt die Betrachter. Besser ist es, wenn Sie sich für ein Farbschema entscheiden, in dem zueinander passende und abgestimmte Farben enthalten sind. Dieses Schema sollten Sie innerhalb des Dashboards beibehalten. Graphen sind am besten lesbar, wenn sie in unterschiedlichen Grautönen dargestellt werden. Setzen Sie Signalfarben sparsam und nur dann ein, wenn der Inhalt wirklich hervorgehoben werden soll. Vermeiden Sie helle Farben, da diese die Daten unnötig hervorheben und dadurch das interpretierte Ergebnis verfälschen. Ausnahme: Können die Kennzahlen sinnvoll nach Ihrer Bedeutung klassifiziert werden, so sollte man auf eindeutige und bekannte Farben zurückgreifen. Verwenden Sie für Werte, die eine positive Bedeutung haben, die Farben Grün oder Blau. Gelb eignet sich für „OK/zufrieden“, und Rot oder Orange für schlechte Werte. Aber auch bei einer solchen Ampeldarstellung genügt oft ein abgemilderter oder weicher Farbton.

Schriften

Wählen Sie eine verständliche und durch ein klares Schriftbild auch gut erkennbare Schriftart, die im gesamten Dashboard verwendet wird. Einige Markierungen sollten nur dann verwendet werden, wenn sie unbedingt erforderlich sind. So ist z.B. die Unterstreichung bekannt als Markierung für Hyperlinks und sollte daher vermieden werden. Gleiches gilt für die Fett- und Kursivschrift. Die Zielgruppe soll die Strukturen eindeutig erkennen können und nicht durch viele Markierungen abgelenkt werden.

3D-Diagramme und Animationen

3D-Diagramme führen meist nicht zu einem besseren Verständnis der Daten. Sie sehen zwar spektakulär aus, lenken so aber leicht von der Kernaussage des Diagrammes ab. Gleiches gilt auch für übertriebene Animationen.

Beschriftungen

Vermeiden Sie zu viele Beschreibungstexte oder übermäßige Beschriftungen über bzw. an Diagrammen. Reduzieren Sie dies auf ein absolutes Minimum.

Trennlinien

Oft werden Trennlinien (vertikal/horizontal) zwischen einzelnen Elementen in Dashboards eingesetzt. Eine zu häufige Nutzung führt aber leicht dazu, von der Aussage abzulenken.

Granulare Details zeigen oder besser zusammenfassen

Große Zahlen in Dashboards lassen sich schwer lesen und schlecht vergleichen. Kürzen Sie, je nach Zielgruppe, größere Zahlenwerte ab: Der Vorstand möchte mit ziemlicher Sicherheit nicht den vollständigen Cent-Betrag des Umsatzes wissen. Schreiben Sie hier anstelle von 1.254.475,67 € einfach nur 1,25 Mio. €, was in punkto Übersichtlichkeit und schneller Erfassung klar überlegen ist.

Oft lassen sich Werte bzw. Kategorien sinnvoll weiter zusammenfassen oder gruppieren. Für ein weltweit operierendes Unternehmen ist ein Umsatzverlauf für jedes einzelne Exportland in einem Balkendiagramm viel zu umfangreich. Verwenden Sie stattdessen z. B. DACH für die deutschsprachigen Länder Deutschland, Schweiz und Österreich. Oder man fasst die einzelnen Exportstaaten kontinental oder in den oft genutzten Weltwirtschaftsräumen EMEA, NCSA und APAC zusammen.

 

4. Diagramme/Charts

Um die Aussage „Der Umsatz beträgt in diesem Jahr 7.365.789,95 € – im vergangenen Jahr waren es 6.954.147,39 €“ genau erfassen zu können, reicht ein kurzes Überfliegen nicht aus. In ein Dashboard gehören solche Aussagen daher nicht. Die Informationen auf dem Dashboard sollen schnell und einfach erfasst werden können. Berichte und Tabellen mit viel Text und Einzeldaten verwirren den Betrachter nur. Im Gegensatz dazu sagt ein Bild oft mehr als tausend Worte. Ein effizientes Dashboard besteht deshalb in der Regel zum Hauptbestandteil aus gut geordneten Diagrammen.

• Verwenden Sie, wo immer möglich, visuelle Elemente wie Diagramme und Messinstrumente anstelle von Tabellen oder langen Texten.
• Sortieren Sie Werte in Balkendiagrammen nach Bedarf chronologisch oder nach deren Größe. So sind sie leichter zu interpretieren als unsortierte. Informationen können nicht mehr verloren gehen und Vergleiche besser angestellt werden.
• Konzentrieren Sie sich auf die benötigten Kennzahlen. Die weiteren Werte fassen Sie zu einem Wert zusammen, um die Wichtigeren hervorzuheben.
• Ein Kreisdiagramm mit mehr als sechs Werten sollten Sie vermeiden. Die Verhältnisse der Werte zueinander lassen sich immer schlechter erkennen, je mehr Werte es gibt.

Passende Visualisierung einsetzen

Durch die große Vielfalt an unterschiedlichen Diagrammen und Messinstrumente entstehen mit der Experimentierfreude des Designers schnell stark überfrachtete Anzeigen. Prozentuale Anteile lassen sich gut in einem Tortendiagramm erfassen. Für eine einzelne Zahl, die sich innerhalb eines Bereichs  bewegen sollte, ist eine tachoartige Anzeige gut geeignet. Liegt der Fokus auf dem zeitlichen Verlauf einer Kennzahl, z. B. dem Umsatzverlauf der vergangenen zehn Jahre, eignen sich Linien- oder Balkendiagramme sehr gut.

Wahrnehmung

Datenvisualisierungen werden unterschiedlich wahrgenommen. Es sind gängige Verhaltensmuster entstanden, die Einfluss auf die Lesbarkeit haben und berücksichtigt werden sollten. Zeiteinheiten wie Tage, Monate, Jahre etc. werden in der Regel aufsteigend von links nach rechts gelesen und sind daher auf X-Achsen sortiert zu positionieren. Die zugehörigen Werte wie bspw. die Umsätze für ein betreffendes Produkt oder Exportland werden dann normalerweise auf der Y-Achse dargestellt.
 

5. Umgang mit Detail-Daten

In der Regel besteht ein Dashboard aus einer Seite, die speziell die für die Zielgruppe angepassten Informationen darstellt. Oft lässt sich die Zielgruppe jedoch nicht so strikt trennen, wie man es gerne möchte. Auch gibt es immer wieder den einen oder anderen neugierigen oder hochmotivierten Betrachter, der einfach mehr in die Tiefe der Daten abtauchen möchte. Interaktive Dashboards mit Drilldown-Möglichkeiten oder anwendbaren Datenfiltern geben diesen Anwendern die Option, einfache Analysen direkt im Dashboard durchzuführen.

Drilldown: Top-down und Bottom-up

Drilldown-Berichte, auch Top-down oder Bottom-up Analysen genannt, lassen die Anwender in die Tiefe der gezeigten Daten abtauchen. Beispiel: Das Dashboard zeigt eine Umsatzstatistik über die letzten drei Jahre. Möchte man nun zusätzlich wissen, wie sich der jeweilige Jahresumsatz auf die einzelnen Produkte einer Kategorie verteilt, lässt sich diese Frage mit einem hinterlegten Detail-Bericht beantworten. In der Regel geschieht das über einen Klick auf den gewünschten Datenbereich.

(Berichts-)Parameter und Datenfilter

Daten mit vielen Informationen zu betrachten ist anstrengend. Interessieren Sie sich tatsächlich für die Umsatzdaten aller Kategorien? Oder möchten Sie einzelne Kategorien genauer betrachten? Das Dashboard soll wichtige und für Rückschlüsse wertvolle Daten zeigen. Daher wird oft zuerst ein „grober“ Datenfilter angewendet. Der Anwender sollte hier schnell die Daten je nach Anforderung anpassen oder filtern können. Für eine solche Datenselektion eignen sich sogenannte Berichtsparameter oder auch Filter direkt im Dashboard.

 

6. Feedbacks und Updates

Reagieren Sie schnell und umfassend auf Veränderungen! Mit der Akzeptanz des Dashboards bei Ihrer Zielgruppe steht und fällt sein Nutzen. Feedback Ihrer Anwender hilft Ihnen dabei:

1. Sind die Zahlen/Daten noch nötig oder bereits überflüssig?
2. Sind weitere Werte oder Kennzahlen interessant?
3. Passen die Daten noch zur Zielgruppe?

 

7. Verfügbarkeit und Zugriff

Ihr Dashboard soll schnell und einfach zugänglich sein. Es ist dafür konzipiert, wichtige Daten zusammenzufassen. Passen Sie den Zugriff zum Dashboard auf die Zielgruppe und deren allgemeinen Workflow an. Werden Dashboards in gemeinsamen Meetings analysiert, findet der Zugriff in Form einer gezielten Präsentation statt. Ist die Zielgruppe räumlich voneinander getrennt, muss der Bericht zentral (Internet, Intranet/Wiki etc.) erreichbar sein, optimal von den unterschiedlichsten Geräten wie Notebooks, Tablets und Smartphones.